Ihre Website gehört Ihnen. Haben Sie auch die Schlüssel?

Die Rechnung ist bezahlt. Die Fragen bleiben.

Stellen Sie sich vor: Ihre bisherige Ansprechperson ist länger nicht erreichbar. Auf der Website stehen noch die alten Öffnungszeiten. Sie möchten jemanden anderen mit der Änderung beauftragen. Dann kommt die Frage: „Wo können wir uns anmelden?“

Eine kleine Frage. Mitunter eine längere Suche.

Das ist ein Beispiel, keine Kundengeschichte. Es zeigt aber, warum ich bei Websites auch über Übergabe und Zuständigkeiten spreche. Für EPU und kleine Betriebe in Vorarlberg genauso wie anderswo. Die wichtigsten Informationen sollten nicht nur im Kopf einer einzigen Person liegen.

1. Domain: Auf wen läuft Ihre Internetadresse?

Die Domain ist Ihre Internetadresse, zum Beispiel ihrbetrieb.at. Der Domain-Inhaber und der technische Betreuer können unterschiedliche Personen sein. Lassen Sie sich bestätigen, wer als Inhaber eingetragen ist und welcher Anbieter die Domain verwaltet.

Bei einer .at-Domain besteht das Vertragsverhältnis mit nic.at auch dann, wenn ein Provider die Registrierung übernimmt. Das erläutert nic.at zur Domain-Registrierung.

Für Ihre Betriebswebsite sollte die Inhaberschaft passend zu Ihrem Unternehmen geregelt sein. Prüfen Sie außerdem die hinterlegte Kontaktadresse und wer die Verlängerung bezahlt. Eine alte E-Mail-Adresse hilft wenig, wenn dort wichtige Nachrichten landen.

2. Hosting: Wo wohnt Ihre Website?

Hosting ist der Dienst, auf dessen Server Ihre Website liegt. Notieren Sie Anbieter, Vertragsinhaber, Kundennummer und Ansprechperson. Klären Sie, wie Sie Zugang erhalten oder einen anderen Betreuer beauftragen können.

Nicht jede Website braucht einen eigenen Serververtrag. Auch die Verwaltung über einen Dienstleister kann gut funktionieren. Entscheidend ist, dass Leistungen, Kosten und Übergabe verständlich geregelt sind.

Fragen Sie auch nach Ihren E-Mails: Liegen diese beim selben Anbieter? Ein unvorbereiteter Wechsel kann dann neben der Website auch die geschäftliche Kommunikation betreffen.

3. WordPress: Haben Sie den passenden Zugang?

Bei WordPress gibt es verschiedene Benutzerrollen. Mit einem Redaktionszugang können Sie Inhalte bearbeiten. Ein Administrator kann zusätzlich wichtige Einstellungen und Benutzer verwalten. Ein WordPress-Zugang ersetzt jedoch keinen Zugang zum Hosting oder zur Domainverwaltung.

Für die tägliche Textpflege reicht häufig eine eingeschränkte Rolle. Für technische Arbeiten sollte geklärt sein, wer einen eigenen Administrationszugang hat und wie Sie bei Bedarf eine Übergabe veranlassen. Sie müssen nicht jeden Tag mit den umfangreichsten Rechten arbeiten.

Verwenden Sie persönliche Konten statt eines gemeinsam genutzten Passworts. Aktivieren Sie, wo angeboten, eine Zwei-Faktor-Anmeldung. Dabei kommt zum Passwort ein zweiter Nachweis hinzu. Das BSI empfiehlt diesen zusätzlichen Kontoschutz. Auch Wiederherstellungscodes gehören sicher aufbewahrt.

4. Texte, Bilder und Gestaltung: Was dürfen Sie weiterverwenden?

„Ich habe die Website bezahlt“ beantwortet nicht automatisch, was Sie mit jedem Bestandteil machen dürfen. Klären Sie schriftlich, welche Nutzung und Bearbeitung vereinbart ist. Dazu gehören Texte, Fotos, Gestaltung, Programmierung und gegebenenfalls Schriftdateien.

Wichtig ist auch: Darf ein neuer Dienstleister die Website weiterentwickeln? Welche Dateien werden übergeben? Welche Lizenzen laufen über den bisherigen Anbieter und müssen bei einem Wechsel ersetzt oder neu abgeschlossen werden?

Bei Bildern kann beispielsweise die Nutzung auf der Website erlaubt sein, eine Verwendung auf Drucksorten aber gesondert zu klären sein. Die WKO erklärt, warum Nutzungsrechte vertraglich geregelt werden sollten. Für Ihre konkrete Website zählen die jeweiligen Vereinbarungen und Lizenzbedingungen.

5. Backups: Gibt es einen Weg zurück?

Ein Backup ist eine Datensicherung. Für eine typische WordPress-Website gehören Dateien und Datenbank zusammen: also unter anderem Bilder, Theme, Erweiterungen, Inhalte und Einstellungen.

Der normale WordPress-Inhaltsexport ist keine vollständige Sicherung der Website. Auch der WordPress-Export selbst weist darauf hin. Eine exportierte Textdatei ersetzt daher nicht automatisch eine wiederherstellbare Website.

Klären Sie, wer sichert, wie oft gesichert wird, wo die Sicherungen liegen und wer sie wiederherstellen kann. Eine zusätzliche, getrennt vom Website-System aufbewahrte Kopie kann helfen, wenn dessen Zugang ausfällt. Wichtig ist ein geprüfter Wiederherstellungsweg. „Müsste funktionieren“ ist als Notfallplan etwas dünn.

6. Anbieterwechsel: Was kann tatsächlich mit?

Eine Website lässt sich nicht in jedem System unverändert zu einem anderen Anbieter verschieben. Bei geschlossenen Baukästen können Inhalte exportierbar sein, während Gestaltung und Funktionen neu aufgebaut werden müssen. Auch bei WordPress können spezielle Erweiterungen, Lizenzen oder technische Abhängigkeiten den Wechsel aufwendiger machen.

Lassen Sie sich erklären, was übergeben wird, welche Kosten entstehen können und wer den Wechsel begleitet. Dazu können auch Formulare, externe Dienste und Weiterleitungen gehören. Kündigen Sie das bisherige Hosting erst, wenn der Umzug vorbereitet und geprüft ist.

Mehr zur grundsätzlichen Entscheidung lesen Sie im Beitrag Websitebaukasten oder Webdesigner?

Ihr Website-Schlüsselcheck

Die Checkliste als Text lesen

• Domain geklärtInhaber, Anbieter, Kontaktadresse und Verlängerung sind bekannt.
• Hosting auffindbarVertrag, Ansprechperson und Weg zum Zugang sind dokumentiert.
• Website-Zugang geregeltEigene Konten und technische Zuständigkeiten sind geklärt.
• E-Mail mitgedachtEs ist bekannt, ob ein Wechsel auch die Postfächer betrifft.
• Nutzungsrechte geklärtWeiterverwendung, Bearbeitung, Dateien und Lizenzen sind geregelt.
• Backup brauchbarSicherungsumfang, Aufbewahrung und Wiederherstellung sind geklärt.
• Konten geschütztPasswörter, zweiter Faktor und Wiederherstellungswege sind sicher verwahrt.
• Übergabe möglichUnterlagen, Leistungen, mögliche Kosten und Zuständigkeiten sind bekannt.

Haken Sie einen Punkt erst ab, wenn die Antwort dokumentiert ist. Offene Punkte mit Ihrer Betreuung klären.

So fragen Sie Ihren bisherigen Betreuer

Sie müssen dafür keine technischen Begriffe sammeln. Eine sachliche Nachricht reicht als Anfang:

Ich möchte die Unterlagen zu unserer Website vervollständigen. Bitte teilen Sie mir mit, auf wen Domain und Hosting laufen, welche Zugänge für uns vorgesehen sind und wie eine Übergabe funktioniert. Bitte ergänzen Sie Informationen zu Nutzungsrechten, laufenden Lizenzen und Backups. Zugangsdaten tauschen wir über einen sicheren Weg aus.

Notieren Sie die Übersicht in einem kurzen Website-Steckbrief. Passwörter gehören in einen geschützten Passwortmanager, getrennt von allgemein zugänglichen Projektunterlagen. Eine dafür benannte Vertretung sollte wissen, wie sie im Notfall an die nötigen Informationen kommt.

Häufige Fragen zu Website-Zugängen

Gehört mir die Website, wenn ich sie bezahlt habe?

Die Zahlung allein klärt nicht alle Nutzungsrechte und technischen Zugänge. Prüfen Sie Vertrag, Domain-Inhaberschaft, Konten und Lizenzen. Eine Website besteht aus mehreren Teilen mit unterschiedlichen Bedingungen.

Reicht mein WordPress-Passwort?

Für die Inhaltspflege möglicherweise. Für Domain, Hosting, E-Mail oder die Wiederherstellung nach einem Ausfall sind weitere Zugänge und Zuständigkeiten nötig.

Muss ich meine Website selbst warten?

Nein. Sie können die Betreuung abgeben. Vereinbaren Sie, wer Updates, Sicherungen und Störungen übernimmt und wie eine Vertretung oder Übergabe funktioniert. Dazu passt mein Beitrag Warum ich keinen Wartungsvertrag voraussetze.